Privacy verklaring
ANCOS notariaat hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij zijn gespecialiseerd in administratieve dienstverlening voor notariskantoren en behandelen persoonsgegevens zorgvuldig en vertrouwelijk.
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij via onze website en in het kader van onze dienstverlening verwerken, voor welke doeleinden wij dit doen en hoe wij deze gegevens beschermen.
1 – Wie zijn wij?
ANCOS notariaat
KvK-nummer: 92776450
BTW-nummer: NL004504507B78
www.ancosnotariaat.nl
Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via info@ancos.nl.
2- Persoonsgegevens die wij verwerken
Wij verwerken persoonsgegevens wanneer u gebruikmaakt van onze website, contact met ons opneemt of wanneer wij onze administratieve dienstverlening voor een notariskantoor uitvoeren.
Afhankelijk van de situatie kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:
- naam en contactgegevens;
- adresgegevens;
- e-mailadres en telefoonnummer;
- bedrijfs- en functiegegevens;
- gegevens die u aan ons verstrekt bij contact of correspondentie;
- administratieve gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze dienstverlening;
- persoonsgegevens van cliënten van notariskantoren waarvoor wij administratieve werkzaamheden uitvoeren.
Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze werkzaamheden en het bereiken van de daarvoor geldende doeleinden.
3 – Administratieve dienstverlening voor notariskantoren
Een belangrijk onderdeel van onze dienstverlening bestaat uit het uitvoeren van administratieve werkzaamheden voor notariskantoren.
Bij de uitvoering van deze werkzaamheden kunnen wij persoonsgegevens verwerken van cliënten van het notariskantoor. Deze gegevens verwerken wij in de software en systemen die door het betreffende notariskantoor worden gebruikt en waartoe wij voor de uitvoering van onze werkzaamheden toegang hebben.
In deze situatie verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van het notariskantoor. Het notariskantoor bepaalt in dat geval voor welke doeleinden en op welke wijze de persoonsgegevens worden verwerkt. Het notariskantoor is daarmee in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke en ANCOS notariaat treedt op als verwerker.
Wij gebruiken deze persoonsgegevens uitsluitend voor het uitvoeren van de werkzaamheden die met het notariskantoor zijn overeengekomen en handelen daarbij volgens de instructies van het notariskantoor.
Wij zullen deze persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken of aan derden verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, het notariskantoor hiervoor opdracht geeft of wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Ook verwerken wij de persoonsgegevens van werknemers van kantoor ivm arbozaken. Wij vetrekken aan een werkgever uitsluitend informatie die noodzakelijk is voor het doel van de opdracht en die volgens de toepasselijke wet- en regelgeving aan de werkgever mag worden verstrekt.
Waar vereist, worden de afspraken over de verwerking van persoonsgegevens vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
4 – Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:
- het uitvoeren van onze administratieve dienstverlening;
- het onderhouden van contact met notariskantoren en andere zakelijke relaties;
- het uitvoeren van overeenkomsten;
- het verwerken en beheren van administratieve gegevens;
- het beantwoorden van vragen en verzoeken;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- het beveiligen en goed laten functioneren van onze website en systemen;
- het behandelen van eventuele klachten, geschillen of juridische procedures.
Persoonsgegevens van cliënten van notariskantoren worden uitsluitend verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de werkzaamheden die wij namens het betreffende notariskantoor uitvoeren.
5 – Wettelijke grondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan de verwerking gebaseerd zijn op:
- de uitvoering van een overeenkomst;
- het voldoen aan een wettelijke verplichting;
- een gerechtvaardigd belang;
- toestemming, wanneer deze wettelijk vereist is.
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken als verwerker namens een notariskantoor, is het notariskantoor verantwoordelijk voor het bepalen van de wettelijke grondslag voor die verwerking.
6 – Verstrekking aan derden
Wij verstrekken persoonsgegevens niet zonder reden aan derden.
Voor onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van externe dienstverleners, bijvoorbeeld voor IT, hosting, beveiliging of technische ondersteuning. Wanneer deze partijen persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij hierover passende afspraken en zorgen wij ervoor dat de gegevens zorgvuldig worden behandeld.
Persoonsgegevens van cliënten van notariskantoren worden verwerkt binnen de systemen en software die door het betreffende notariskantoor worden gebruikt. Wij verstrekken deze gegevens niet voor eigen doeleinden aan andere partijen.
Wanneer wij wettelijk verplicht zijn persoonsgegevens aan een bevoegde instantie te verstrekken, zullen wij daaraan voldoen.
Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.
7 – Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging, openbaarmaking en ander onrechtmatig gebruik.
Omdat wij in het kader van onze dienstverlening toegang kunnen hebben tot persoonsgegevens van cliënten van notariskantoren, besteden wij bijzondere aandacht aan de vertrouwelijkheid en beveiliging van deze gegevens.
Wij hebben alleen toegang tot persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze werkzaamheden.
8 – Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting ons verplicht om gegevens langer te bewaren.
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken namens een notariskantoor, volgen wij de afspraken en instructies van het betreffende notariskantoor met betrekking tot het bewaren, teruggeven en verwijderen van persoonsgegevens.
9 – Cookies
Onze website maakt uitsluitend gebruik van noodzakelijke cookies.
Deze cookies zijn nodig om de website goed en veilig te laten functioneren. Voor het gebruik van deze noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist.
Wij gebruiken op onze website geen cookies voor advertentiedoeleinden en plaatsen geen niet-noodzakelijke trackingcookies.
10 – Uw rechten
Wanneer wij uw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke verwerken, heeft u onder de voorwaarden van de AVG verschillende rechten. U kunt onder andere:
- inzage vragen in uw persoonsgegevens;
- verzoeken om onjuiste gegevens te corrigeren;
- onder bepaalde omstandigheden verzoeken om gegevens te verwijderen;
- onder bepaalde omstandigheden verzoeken om de verwerking te beperken;
- bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen;
- wanneer van toepassing, uw gegevens laten overdragen;
- een eerder gegeven toestemming intrekken.
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken namens een notariskantoor, dient een verzoek in beginsel te worden gericht aan het betreffende notariskantoor. Wij zullen het notariskantoor waar nodig ondersteunen bij het afhandelen van een dergelijk verzoek.
11 – Verzoeken en vragen
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op:
ANCOS notariaat
info@ancos.nl
06-12518498
Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken namens een notariskantoor, kunnen wij u voor de afhandeling van uw verzoek doorverwijzen naar het betreffende notariskantoor.
12 – Klachten
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op. Wij proberen uw klacht zo goed mogelijk op te lossen.
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.
13 – Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert.
De meest recente versie staat op onze website. Onderaan de privacyverklaring staat vermeld wanneer deze voor het laatst is gewijzigd.
14 – Contact
ANCOS notariaat
06-12518498
KvK-nummer: 92776450
BTW-nummer: NL004504507B78
www.notariaat.ancos.nl
Laatst gewijzigd: 06-10-2026